Web会議|企業の支店支社会議

本社・支店間会議

時間外労働の上限の見直しや長時間労働の是正などの働き方改革を推進する「働き方改革関連法」が2017年に制定され、労働現場での業務効率への取り組み方が大きく様変わりしています。企業が目的を果たすためになくてはならない「会議」ですが、その準備から参加までには多くの時間と労力が必要とされており、一層の業務効率化の向上を求められる部分です。会議運営の業務効率化において注目されているのがWeb会議システム。ニューロネットのマルチルームWeb会議SaasBoardは会議運営の「ムダ」の削減、生産性の向上を実現します。

会議におけるムダを見直しましょう

会議は、関係者が集まり特定の目的に関して意見を交換し審議を行い意思決定をする場で、ビジネスでは欠かすことはできません。この会議を執り行うために会議の予定を立て場所を確保し、資料を作成配布を行い、出席のために移動して・・・と多くの労力と時間が必要となります。業務効率化を図るために会議の準備と実施にかける労力と時間にムダないか考えて見ましょう。

会議自体の「ムダ」

どの会議が最も重要か順位をつけてみましょう。会議の中には生産性向上の点から考えて、重要度の高いものとそうでもないものがあります。習慣的に行っている会議に関しては、明確な議題がない限り思い切って止めてみる、会議出席者を再検討し小規模化するといった工夫をしてみましょう。そうすることで会議にかかる労力や時間を圧縮することは可能です。では具体的な圧縮の方法を考えてみましょう。

・事前に会議の議題や目的を決めて出席者に知らせる
会議の議題や目的を会議出席者に前もって知らせておきましょう。前もって知らせておけば、議題や目的の説明や質疑応答を省くことができます。出席者に事前に会議の議題や目的を知らせておけば、出席者も議題に関する調査を行ったり考えを前もっとまとめておけたりできるので、討議に十分な時間をかけることが可能となります。

・会議の参加者を絞り込む
会議の参加人数が多くなると当然様々な意見が交錯します。そうなると議論が錯綜しよい結論は得られません。
必要なメンバーだけが会議に出席するようにするなら、必要最低限の人員で効率良く会議を進めることができます。

議題にあまり関係の無い人が2人会議に出席したとしましょう。その会議が1時間で終わったとして2人×1時間、計2時間の労働時間が無駄となります。選んだ会議出席者が本当に会議内容に深く関係があるかどうか、会議内容を後日メール連絡すればよいようなメンバーまで出席者に含めていないかを見直してみましょう。

会議準備の「ムダ」

平成25年に発表された「世界最先端IT国家創造宣言」では「2020年には、テレワーク導入企業を2012年度(11.5%)比で3倍、週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者の10%以上」という目標が掲げられています。これにより会議に関する考え方が「実際に顔を合わせて行うもの」から「IOT技術」つまりWeb会議システムを使用したものへと移行するのは必然的でしょう。では実際に「Web会議システム」を使用すると、今までの会議でのどんな「ムダ」が改善されるのでしょうか。

・煩雑な日程調整がシンプルに
会議を対面で行う場合、出席者が一堂に会することができる場所が必要となり、出席者には会議場所までへの移動(場合によっては宿泊)が求められます。そうなると会議運営者側の会議出席者全員の予定調整は時間と手間のかかる作業となりますし、参加者側でも移動時間確保のため他の予定との重複を避けたりという調整が必要になる場合があります。

ニューロネットのマルチルームWeb会議SaasBoardを使ってWeb会議を行うなら、会議の日程調整もシンプルになります。なぜならWeb会議では、すべての出席者がインターネットがつながりさえすれば、自席でまたは外出先からでも会議に出席できるからです。会議主催者の日程調整がシンプルになり、どの参加者も移動時間の捻出に苦慮する必要がなくなります。会議参加者も、今まで会議のたびに日程調整に振り向けていた時間や手間を他の業務にまわすことができ、業務の効率化を図ることが可能になります。

・会議資料に関する負担が軽減される
SaasBoardには資料共有機能が標準装備されています。資料共有機能を使いますと出席者が手元で会議資料を電子的に閲覧でき、会議資料の印刷制本配布の手間や印刷にかかる時間や経費を抑えることができます。印刷に向かないコンテンツでも会議資料として提示することが可能となりますので、活発な討議が見込まれます。

またこの機能を使えば議事進行者が提示する資料を全員が一斉に閲覧しますので、議事進行者が見せたい部分を同時に全員に見せることが可能です。そうしますと会議参加者全体が議事に遅れずについていくことが可能となり、テンポのよい議事進行が見込まれます。さらに資料を閲覧するための会議参加者の操作は不要、前もって操作を習得しておく必要がありません。

会議資料を印刷物で入手したいという場合でも、SaasBoardには資料共有機能に資料ダウンロード機能も搭載されていますので、これを使って各自が資料をダウンロード後印刷することがで可能です。

SaasBoardでは通常の会議では行いにくい会議の録画もクリック一回で可能です。会議を後で見直し議事録の作成にも役立ちますし、「あのとき部長は何と言っていたっけ?」というような聞き漏らしを予防します。

・移動にかかる時間と費用を圧縮
対面で行う会議をWeb会議に切り替えると出席者の「移動」がまったく不要となりますので、会議出席にかかる「移動時間」と「移動費用」を大幅に圧縮することが可能になります。必要なときにすぐに会議を行うことも可能ですので、迅速な意思決定を行うことが可能になります。責任ある立場にある出席者が現場を離れる時間を際行ゲンに抑えることが可能になり、トラブルが発生した場合でも即座に対応することが可能です。

従来の会議をニューロネットのマルチルームWeb会議SaasBoardに切り替えるなら…

・会議のたびに発生していた移動時間と移動費用をすべてゼロにすることができます。
・リアルタイムで会議ができることにより、意思決定の時間を大幅に削減することができます。
・これまで移動時間に費やしていた時間を重要な業務に充てることができ、生産性の向上に繋がります。
・移動にかかる経費を抑えることにより健全な会社運営にも役立ちます。

Web会議システムを選ぶならニューロネットのSaasBoard

1. インストール不要。簡単に始められる

SaasBoardは専用ソフトのインストールなど面倒な作業は一切不要です。 Webブラウザから会議招待メールのURLを開けば、Web会議がすぐスタートできます。

2. 業界最低水準の低価格、しかも初期費用無しの固定定額制!

インターネットできるPCさえあれば、どこからでもWeb会議ができます。業界最低水準の低価格、しかも初期費用は永久無料、固定定額制でどんなにたくさんつかっても、1接続月額3,000円でご使用になれます。

3. 操作が不要なWeb会議=究極の操作性

入室さえすればあとは一切の操作不用、参加者はTVを見ているように「見ているだけ」で会議に参加できます。

4. iPhoneもAndroidも無料で使える

スマートフォンやタブレットが無料アプリで標準でつかえ、社外やご自宅から気軽に会議参加ができます。

5. 世界最高水準のセキュリティと稼働率

サーバーは、高品質を誇る大手iDC(データセンター)内に設置(ISO9001/ISMS認証取得)、最適ルートを多数確保、高速・高信頼なアクセスが可能で災害時にも止まりません。当社クラウドサービスは4年間の平均稼働率で99.98%、GoogleやAmazonのクラウドサーバーの稼働率に匹敵する数値です。

6. 世界最先端技術搭載

当社博士技術者による独創的なテクノロジーのほかIT社会の未来を担う情報処理推進機構(IPA)未踏事業の先端技術について日々実用化開発を行い、新たな製品・サービスとして提供しています。

7. 政府表彰をはじめとする第三者からの多数の評価

政府をはじめ東京都、東京都中小企業振興公社などいろいろな公的機関から表彰・認定を受けており、確かな先端技術力と将来を豊かにするサービスを提供し続けていることが証明されています。